會計信息化中輔助核算的應用

來源：布德ERP www.tzds42.cn??作者：老陳

隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，生產(chǎn)經(jīng)營活動日益復雜，各種業(yè)務核算的工作量也加大，管理的要求也隨之提高。在企業(yè)實施了ERP系統(tǒng)之后，也一并實行了會計信息化，在很大程度上提高了會計核算效率，加強了財務管理。會計信息化中總賬系統(tǒng)是財務軟件的核心系統(tǒng)，它可與其他業(yè)務系統(tǒng)無縫鏈結，以資金流動為核心反映企業(yè)的全面財務活動，它具備基本核算功能和輔助核算功能。基本核算功能主要通過憑證處理、記賬、期末處理等流程，自動生成總分類賬、明細賬、余額表等，再通過報表系統(tǒng)生成滿足財政部門會計制度規(guī)定要求的報表。因為基本核算功能基本上能滿足手工核算的要求，erp軟件中的會計信息系統(tǒng)的輔助核算功能常容易被忽視，但目前很多應用還只停留在簡單模仿手工會計核算系統(tǒng)，從而影響系統(tǒng)的效率和質(zhì)量。

 

一、輔助核算應用的內(nèi)容

1．部門輔助核算

部門輔助核算適用于進行部門核算的各種收支業(yè)務。如管理費用、銷售收入、應收賬款、應付賬款等。以“管理費用”科目的核算為例。在手工核算模式下，一般將管理費用的各個具體的費用項目對應建立二級科目，這樣不僅可核算某一會計期間的管理費用總額，而且可核算某一會計期間各項管理費用的總額。但是，若想進一步核算某一會計期間內(nèi)各個部門的管理費用總額及各個部門各項管理費用的總額和各項管理費用在各個部門的總額，就很難辦到了。實行會計信息輔助核算后，能考核部門費用收支的發(fā)生情況，及時反映控制部門費用的支出；對各部門的費用情況加以比較，便于進行部門考核；提供各級部門總賬、明細賬的查詢，并對部門費用進行分析等功能，為企業(yè)降低成本提高利潤，提高企業(yè)管理水平提供了依據(jù)。通常情況下把成本類和損益類科目設置為部門輔助核算。

2．個人往來輔助核算

個人往來指企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職工個人之間發(fā)生的往來經(jīng)濟業(yè)務，如個人借款、差旅費借款等。由于各單位的經(jīng)營性質(zhì)、經(jīng)營方法不同，對個人往來業(yè)務很多，業(yè)務發(fā)生也較頻繁的企業(yè)，可啟用個人往來輔助核算功能，將個人往來業(yè)務的管理、清理工作納入個人往來輔助管理，不需要用戶進行任何數(shù)據(jù)的重復錄入，就可以方便地實現(xiàn)對個人往來業(yè)務多種形式的查詢統(tǒng)計，如：按指定科目、按指定個人、按指定部門等產(chǎn)生相應的個人往來賬余額及明細。可大大減少清理工作量，有利于加強個人往來戶的管理。通常情況下把“其他應收款”、“其他應付款”設置為個人往來輔助核算；也可以根據(jù)核算需要把如“主營業(yè)務收入”等科目設置為個人往來輔助核算，用以核算不同銷售人員的銷售收入。

3．往來單位輔助核算

往來單位輔助核算是為了核算企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中與外部單位發(fā)生的往來經(jīng)濟業(yè)務。包括客戶往來輔助核算和供應商往來輔助核算。在傳統(tǒng)的會計核算過程中，通常將尚未結清的往來款項通過在“應收票據(jù)”、“應收賬款”、“應付票據(jù)”、“應付賬款”等科目下按往來客戶、供應商設置明細科目進行核算。當往來客戶和供應商較多且不夠穩(wěn)定時，給企業(yè)會計核算帶來極大的不便，也難以實現(xiàn)對往來單位的有效管理。

4．項目輔助核算

所謂項目，即一個特定的經(jīng)營和核算對象，它可以是一項工程，一種產(chǎn)品，一個科研項目等。實際會計核算時，經(jīng)常要求將圍繞這些項目所發(fā)生的所有收支，按費用或收入類別設立專門的明細賬，以便更好完成對每個項目投入產(chǎn)出或費用情況的核算。在傳統(tǒng)的會計核算過程中，需要另外建立備查賬簿來實現(xiàn)項目核算。在會計信息化項目輔助核算中，預先定義好有關項目代碼、名稱等資料，錄入憑證的同時，輸入相應項目輔助核算內(nèi)容，記賬后，即可在項目輔助核算模塊中查詢各種項目核算 與管理所需的賬表，即項目總賬、某科目的項目明細賬和某項目的項目明細賬以及項目統(tǒng)計表。

 

5．多項組合輔助核算

目前國內(nèi)的財務軟件在總賬系統(tǒng)中有五種輔助核算可供設置，包括部門、個人、客戶、供應商、項目輔助核算。會計人員在進行輔助賬的設置時，全面、綜合考慮企業(yè)的實際情況，有時需要一個科目能同時對多個輔助核算進行核算。如“主營業(yè)務收入”科目，可以同時設立往來單位、個人、項目(產(chǎn)品)核算，即從該核算項目中不僅知道銷售產(chǎn)品的收入情況，同時可以反映該產(chǎn)品是誰銷售的，銷售給了誰，銷售了什么產(chǎn)品。又如“管理費用”科目，可以同時設置部門和項目核算，就可以核算各部門的使用情況和各項目的使用情況，即可以獲悉各部門的費用發(fā)生情況，各項目的費用發(fā)生情況，這些都是手工系統(tǒng)無法完成的。

二、采用輔助核算的優(yōu)越性

1．明細檔案資料編碼靈活方便，數(shù)量不受科目編碼長度限制

如果通過增設明細科目來解決明細賬核算的方式，必須在設置會計科目編碼時，預先設計好明細的數(shù)量，從而決定其編碼長度。若明細科目編碼設置太少，有可能隨著 明細科目的增加，超過最大容量導致無法編碼，信息資料無法輸入。如往來科目下通常以客戶名為明細科目名，如果客戶數(shù)不多，預計年內(nèi)不超過99個，則明細科 目級長設為兩位即可，但如果業(yè)務發(fā)展很快，年內(nèi)超過100個，則一百號以外的客戶將無法編碼。若編碼長度設置太多，則由于所有同級科目代碼長度必須相等，而大部分總賬科目不需要這么長編碼，勢必影響憑證的輸入速度。

2．簡化科目結構，穩(wěn)定科目體系

如果涉及的部門、個人、往來單位和項目核算，采用在科目設置下進一步設置明細科目形式的方法，則增設的明細科目數(shù)量很多，成幾何量增加，顯然不利于核算效率的提高。而且一旦部門、個人、往來單位和項目資料發(fā)生增加、減少、修改等變化，會計科目也會隨之改變，不利于科目體系的穩(wěn)定。
采用會計信息系統(tǒng)輔助核算后，具體的明細核算不再以明細科目的形式出現(xiàn)，而是以記錄的形式單獨存在于輔助目錄庫中，當輔助信息變更時，只要改變輔助檔案信息即可，保證會計科目可以相對獨立，科目體系也相對穩(wěn)定。減少了會計人員重復性勞動，提高會計處理的準確性，更好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。

3．實現(xiàn)了會計信息的立體交叉查詢模式

會計信息中采用輔助核算后，產(chǎn)生很多信息，系統(tǒng)對這些數(shù)據(jù)進行組合，既可以縱向查詢，又可以橫向查詢，能更全面地了解和分析相關數(shù)據(jù)，使得企業(yè)管理者可以及時方便地獲取必要的信息。例如將“營業(yè)費用”設置為部門核算后，在橫向方面可以查詢各銷售部門的營業(yè)費用組成狀況，獲悉每個銷售部門中廣告費、業(yè)務費、差 旅費、工資等費用的構成比例，有利于從部門角度檢查費用的發(fā)生情況，并且各銷售部門可作構成比例分析；同時在縱向方面可查詢不同時期各銷售部門費用發(fā)生情 況，并作趨勢分析，為企業(yè)經(jīng)營管理者提供多角度多層次的查詢報表、輔助決策等。

4．輔助核算資料完備，基礎數(shù)據(jù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享

輔助檔案的內(nèi)容一般都是歸類放置，一目了然，便于管理和控制，相應的輔助檔案如部門檔案、個人檔案、客戶檔案、供應商檔案和項目內(nèi)容詳實，資料完備，為創(chuàng)建 內(nèi)部報表奠定了基礎。如個人往來檔案，是將具體的個人明細科目從原科目體系中剝離出來，把個人信息存放在個人檔案文件中進行統(tǒng)一管理；又如客戶檔案等資料 在總賬系統(tǒng)、應收系統(tǒng)、銷售子系統(tǒng)中均可被利用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，減少了重復輸入，加強了對客戶的管理。

三、輔助核算時應注意的問題

1． 在會計科目設置時，必須對需要進行輔助核算的賬類加以設置，否則系統(tǒng)默認為普通賬類。輔助核算項目的設置還應注意上下級科目之間的輔助項目保持一致。系統(tǒng)規(guī)定各輔助項目必須設在末級科目上，如果上級科目設置了輔助核算項目，而其末級科目沒有設置，系統(tǒng)將不與處理。雖然系統(tǒng)允許末級科目設置輔助項目而上級科目不設置，但在今后的查詢、出賬過程中，往往會出現(xiàn)調(diào)不出一級科目的項目總賬，或調(diào)出錯誤的數(shù)據(jù)。

2．初始數(shù)據(jù)錄入時應注意輔助核算明細的數(shù)據(jù)與總賬的數(shù)據(jù)保持一致。在錄入輔助核算科目期初余額前，應先設置部門檔案、個人檔案、客戶檔案和項目目錄資料。否則無法錄入輔助核算科目明細。對于設置為輔助核算的科目，在錄入期初余額時，需要錄入輔助賬的期初明細余額。而科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細余額匯總而來，即不能直接輸入總賬的期初數(shù)。若使用了應收、應付系統(tǒng)，并且客戶往來或供應商往來由應收、應付系統(tǒng)核算，那么，應該到應收、應付系統(tǒng)中輸入含客戶、供應商賬類的科目的明細期初余額。在賬務處理系統(tǒng)中，只能輸入這些科目的總余額，若這些科目還有其他輔助核算，如部門核算或項目核算，則只能輸入這些科目下各部門總余額或各項目的總余額。期初余額錄入完畢后，應該試算平衡。若期初余額試算不平衡，那么將不能記賬，但可以填制憑證。

3．自定義轉(zhuǎn)賬中輔助核算設置也需要注意。在實際應用中，財務軟件的自定義轉(zhuǎn)賬功能大大提高了會計信息系統(tǒng)的效率。凡涉及輔助核算科目的自定義轉(zhuǎn)賬時，需要定義各輔助項的目錄，若不指定，則表示按該科目的所有輔助項的總額結轉(zhuǎn)。并且科目的輔助賬類必須一一對應。如果使用應收、應付系統(tǒng)，那么在總賬系統(tǒng)中，不能按輔助項進行結轉(zhuǎn)，只能按科目總額進行結轉(zhuǎn)。

四、輔助核算可進一步完善的方面

現(xiàn)行各種會計制度要求企業(yè)對外提供固定格式的會計報表。其數(shù)據(jù)來源于各級分類賬，科目核算可以滿足此類報表對數(shù)據(jù)的要求。在市場經(jīng)濟形勢下，競爭日趨激化，企業(yè)要求財務等管理部門提供更為詳細的核算資料，在滿足財政、稅務、銀行等國家職能部門報表要求的前提下，進一步完善更全面、具體的內(nèi)部報表，提供滿足單位內(nèi)部管理要求的資料。如通過部門輔助核算，可以提供企業(yè)各部門的應收、應付賬款情況，各部門存貨增、減、結存情況，企業(yè)各部門占用固定資產(chǎn)、計提折舊情況，各部門待攤、預提費用情況，各部門的銷售收入情況及各部門各個期間費用發(fā)生情況等等如果能產(chǎn)生上述這些內(nèi)部報表，領導層將對企業(yè)各部門情況了如指掌，更有利于加強對各部門的管理。

目前大部分財務軟件提供了部門、個人、客戶、供應商、項目等五種輔助核算，實際應用中可能還存在其他方面也需要輔助核算，系統(tǒng)可以考慮增加按需要自定義輔助核算項目的功能，并增加相應輔助核算查詢表，包括多輔助核算明細賬及多輔助核算匯總表，進一步強化管理與控制。

會計信息化中輔助核算可以考慮設置預算方案，進行實時預算控制，并可適時自動報警。另外目前信息查詢還停留在直接的簡單查詢上，沒有將檔案資料更深一層加 工，通過對數(shù)據(jù)進行匯總、統(tǒng)計和分析，提供更多有助于決策和管理的信息，起到較好的管理和控制作用，為企業(yè)的預測、決策和分析提供信息和依據(jù)。