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ERP系統(tǒng)管理軟件
ERP系統(tǒng)管理軟件

erp項(xiàng)目實(shí)施方案

購買了系統(tǒng)erp之后,就進(jìn)入企業(yè)ERP系統(tǒng)的實(shí)施階段,erp項(xiàng)目實(shí)施最重要的是把erp系統(tǒng)流程與實(shí)際的企業(yè)管理結(jié)合起來,本系列教程主要是分享erp系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施方案,全方位學(xué)習(xí)erp企業(yè)管理系統(tǒng)。

幣加德erp項(xiàng)目實(shí)施流程

一、ERP系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)及團(tuán)隊(duì)組建

1、ERP系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)

首先,ERP實(shí)施是一把手工程。這不是嘴巴上說說而已,老板(或者職位最大的那個(gè)人)實(shí)際參與得越多,項(xiàng)目成功的希望就越大。筆者經(jīng)歷過的不少成功案例,無一例外都是老板親自參與其中,筆者也目睹過不少失敗案例,基本就是老板授權(quán)放權(quán),但關(guān)鍵的地方就是雖然表面授權(quán)放權(quán),但實(shí)際上企業(yè)內(nèi)部的ERP項(xiàng)目經(jīng)理沒有動(dòng)大家工資的權(quán)利,一切基本等于零,陽奉陰違,搞著搞著就泄氣了。

其次,目標(biāo)要明確適中。不能把目標(biāo)定得太大,短期內(nèi)沒有可能完成,一步一個(gè)腳印,踏雪留痕。對二次開發(fā)要慎重,而且不用把二次開發(fā)放到項(xiàng)目實(shí)施的第一階段,否則時(shí)間會拖得比較久,人都疲乏了。

再次,獎(jiǎng)罰分明。老板的追求可能是大海星辰,但員工希望付出要有回報(bào),最好是實(shí)實(shí)在在的經(jīng)濟(jì)回報(bào),中小企業(yè)一般都是一個(gè)蘿卜一個(gè)坑,人員本來就不充裕,上ERP項(xiàng)目初期會帶來額外的工作量,員工有抱怨情緒是正常的,即使表面配合。企業(yè)高層可以設(shè)定ERP項(xiàng)目獎(jiǎng)金,項(xiàng)目組成員表現(xiàn)優(yōu)秀的可以嘉獎(jiǎng),表現(xiàn)一般的沒有獎(jiǎng)勵(lì),表現(xiàn)很差的適當(dāng)懲罰一下,這樣項(xiàng)目推起來會順暢很多。


 

2、ERP系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建

一個(gè)企業(yè)要上ERP,首先要成立項(xiàng)目組,確定項(xiàng)目組成員,如下表所示, ERP項(xiàng)目小組成員通常有各個(gè)部門的主管構(gòu)成,如果主管的電腦知識較欠缺,需要找一個(gè)較懂電腦的同事一起(主管一定要親自參與),項(xiàng)目的甲方組長通常是公司老板(職位最大的那個(gè)),甲方副組長通常由比較精通業(yè)務(wù)的管理者擔(dān)任,如果公司IT能力比較強(qiáng),自己公司就可以獨(dú)自實(shí)施ERP項(xiàng)目的話,那么無需乙方實(shí)施顧問。

項(xiàng)目組成員的主要工作:

(1)項(xiàng)目規(guī)劃階段。梳理本部門流程,參與編寫模擬劇本。
(2)項(xiàng)目實(shí)施階段。重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目模擬實(shí)施階段遇到的各種問題,并參與解決這些問題,保證在項(xiàng)目正式實(shí)施時(shí)較順暢。
(3)項(xiàng)目總結(jié)階段。對項(xiàng)目實(shí)施過程進(jìn)行分析總結(jié),并對后續(xù)的維護(hù)與持續(xù)改進(jìn)設(shè)定目標(biāo)。

表:ERP項(xiàng)目小組成員表

甲方組長: ___________________

甲方副組長:__________________

乙方組長: ___________________

乙方副組長:__________________

部門

成員

備注

銷售部

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采購部

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倉庫

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研發(fā)部

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計(jì)劃部

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生產(chǎn)部

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品保部

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財(cái)務(wù)部

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二、ERP系統(tǒng)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程梳理

ERP項(xiàng)目能否成功與很多因素有關(guān),其中最重要的一點(diǎn)是“企業(yè)必須知道自己需要什么?”為了幫助企業(yè)搞清楚自己需要什么,梳理流程很重要。中小企業(yè)的人員配備往往比較精簡,一個(gè)蘿卜一個(gè)坑,平時(shí)大家的工作一般都是滿負(fù)荷狀態(tài),甚至開會都要抽出時(shí)間。所以,一般流程梳理的工作都是ERP廠商的實(shí)施顧問在做,顧問通過開會等方式進(jìn)行需求調(diào)研,然后畫好流程圖,最終給用戶確認(rèn)簽字。

更好的方法,筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)由企業(yè)各部門主管親自或指派對業(yè)務(wù)比較熟悉的下屬來梳理流程,節(jié)省了ERP顧問與業(yè)務(wù)部門大量的溝通時(shí)間,事半功倍。

具體繪制流程圖的軟件有很多,但是筆者建議用Word或WPS的傳統(tǒng)功能進(jìn)行繪制,為什么?因?yàn)槿巳硕紩粫囊粚W(xué)就會,這樣的話,流程圖和需求文檔一個(gè)Word文件就完成了,而且,在ERP上線之后,如果業(yè)務(wù)改動(dòng)的話,修改流程圖也很容易。如果用專門的工具,有的人不會,忙起來也沒有時(shí)間去學(xué),或者懶得去學(xué),造成的結(jié)果就是流程圖沒人畫,后續(xù)也沒有人去維護(hù),最終ERP項(xiàng)目實(shí)施時(shí)畫的流程圖都成了擺設(shè),與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)。

流程圖是從宏觀上的描述業(yè)務(wù),起到提綱挈領(lǐng)的作用,最簡單的才是最好的!以先款后貨銷售業(yè)務(wù)為例,繪制流程圖如下圖所示。在實(shí)際進(jìn)行流程梳理時(shí),要抓住重點(diǎn),考慮盡量周到,但是不要面面俱到,關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程能夠在ERP系統(tǒng)中跑順利了,項(xiàng)目就是成功的!剩下的后續(xù)繼續(xù)優(yōu)化改進(jìn),想一蹴而就反而容易導(dǎo)致整個(gè)ERP項(xiàng)目的失?。?/p>

erp系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖
圖:先款后貨銷售流程圖

業(yè)務(wù)流程說明

1.客戶下單

2.業(yè)務(wù)接單
判斷價(jià)格、產(chǎn)品要求等,確定接單后,錄入表格或者ERP系統(tǒng)。

3.財(cái)務(wù)收款
收取客戶貨款。

4.倉庫發(fā)貨
倉庫打印發(fā)貨單,安排發(fā)貨。

提醒:有的企業(yè)管理隨意性比較大,沒有固定的流程,是無法上ERP系統(tǒng)的,必須先規(guī)范業(yè)務(wù)流程。有的人(特別是小企業(yè)的朋友)可能要問,那要上ERP做什么?我Excel多自由,想怎么做就怎么做!的確,Excel是很自由、很靈活,但是Excel的隨意性太大,多人同時(shí)操作一張共享的Excel表格時(shí),如何保證數(shù)據(jù)的正確很令人頭疼,特別在數(shù)據(jù)比較多的情況下,經(jīng)歷過這種痛苦的朋友一定深有體會!

ERP的最大好處就在于規(guī)范化管理,特別在企業(yè)成長中、人員流動(dòng)中,有了ERP一切很輕松,系統(tǒng)的流程與作業(yè)都固化了下來,新加入公司的同事很容易進(jìn)入工作狀態(tài)。

 

三、ERP系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施及總結(jié)

首先制定實(shí)施計(jì)劃,然后根據(jù)實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行實(shí)施,同時(shí)進(jìn)行跟蹤并做好階段性總結(jié),ERP系統(tǒng)成功上線是水到渠成的事情。

1、ERP系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃

磨刀不誤砍柴工,前面企業(yè)內(nèi)部已經(jīng)組建了ERP項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),并且整理了內(nèi)部流程,對需求已經(jīng)有了整體的了解。經(jīng)過編寫ERP模擬劇本后,對細(xì)節(jié)方面的需求也很清楚了。如果前2項(xiàng)工作企業(yè)無法靠自身的力量來完成的話,可以請ERP軟件公司或者代理商協(xié)助,但是主要還是靠自己,因?yàn)镋RP顧問沒有辦法在短時(shí)間內(nèi)把企業(yè)的情況了解透徹,只能給出一些方向性的和技術(shù)性的指導(dǎo),企業(yè)老員工才是主力隊(duì)員。

一般采用甘特圖來說明項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃,如下表所示。中心企業(yè)的業(yè)務(wù)量不大,業(yè)務(wù)流程也比較簡單,業(yè)務(wù)本身也不復(fù)雜,正常情況下經(jīng)過“4周模擬運(yùn)行,3周正式運(yùn)行,1周項(xiàng)目總結(jié)”基本可以完成,但是每家企業(yè)的信息化基礎(chǔ)不盡相同,員工的個(gè)體素質(zhì)也千差萬別,領(lǐng)導(dǎo)的支持力度也有大有小,一切要根據(jù)實(shí)際情況來定。

表:ERP項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃

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時(shí)間

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

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12

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19

20

21

22

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天數(shù)

備注

模擬

運(yùn)行

預(yù)計(jì)

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21

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實(shí)際

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正式

上線

預(yù)計(jì)

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14

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實(shí)際

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項(xiàng)目

總結(jié)

預(yù)計(jì)

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7

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實(shí)際

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提醒:如果時(shí)間跨度比較大的話,用Excel描述更方便。當(dāng)然了,還有專業(yè)的繪制項(xiàng)目計(jì)劃甘特圖的繪圖軟件,比如Visio等,一切都只是工具,能夠描述清楚就行,Excel可以每個(gè)單元格都可以插入批注,使得Excel事實(shí)上是三維的,足夠了!

上面計(jì)劃中模擬運(yùn)行貫穿始終,是因?yàn)閯倓傉缴暇€時(shí),肯定對ERP系統(tǒng)軟件的某些地方還不是很熟悉,可以隨時(shí)切換到模擬賬套,去練習(xí)一下。

在計(jì)劃中“項(xiàng)目總結(jié)”與“正式上線”也有重疊部分,是因?yàn)檎缴暇€時(shí),還會遇到問題,有這樣一個(gè)循環(huán):“正式運(yùn)行 -> 問題總結(jié) -> 解決問題 -> 運(yùn)行驗(yàn)證”。

 

2、ERP系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施

為了使ERP項(xiàng)目實(shí)施更加順利,評價(jià)更加客觀,除了要進(jìn)行宏觀上的流程梳理,還要進(jìn)行微觀上的業(yè)務(wù)劇本編寫(ERP模擬運(yùn)行),這樣做有幾個(gè)好處:

(1)流程更加連貫。有了模擬劇本,也就有了完整的測試數(shù)據(jù),在ERP中跑流程時(shí),就會有整體的連貫性,要不僅僅靠隨意在單據(jù)中錄入數(shù)據(jù),不易檢查前后連貫性;
(2)培訓(xùn)更加容易。不管張三、李四還是王五,只要同一崗位,在ERP中的操作是相同的,除了有助于ERP實(shí)施時(shí)的培訓(xùn),后續(xù)新入職的員工也可以使用同一劇本在ERP測試賬套先練練手,避免一下子就在實(shí)際業(yè)務(wù)賬套操作ERP帶來的人為犯錯(cuò);
(3)評價(jià)更加客觀。能解決企業(yè)實(shí)際問題的ERP管理系統(tǒng)就是好系統(tǒng),ERP廠商公司再大,品牌再響,不能很好的解決實(shí)際問題,又有什么意義呢??

模擬劇本要具有典型性,要能夠適配企業(yè)絕大多數(shù)情況下的業(yè)務(wù),不要想著一下子把所有問題都考慮到了,企業(yè)信息化是循序漸進(jìn)的過程,拔苗助長往往導(dǎo)致開始就陷入僵局,后面舉步維艱。

 

3、ERP系統(tǒng)項(xiàng)目階段性總結(jié)

3.1 各部門內(nèi)部總結(jié)

ERP項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束后,項(xiàng)目組成員,一般來說也就是各個(gè)部門的主管,對本部門ERP的使用情況進(jìn)行一次系統(tǒng)性的摸底:哪些問題已經(jīng)較好解決?哪些問題通過變通解決?還有哪些問題尚待解決?

3.2 項(xiàng)目組開會報(bào)告匯總

各部門內(nèi)部總結(jié)結(jié)束后,項(xiàng)目組組長召集大家開會,各部門報(bào)告各自的情況,項(xiàng)目組組長安排人員做記錄,如下表。

表:ERP項(xiàng)目總結(jié)表

部門

較好解決

變通解決

尚待解決

簽名

銷售部

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采購部

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倉庫

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研發(fā)部

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計(jì)劃部

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生產(chǎn)部

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品保部

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財(cái)務(wù)部

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項(xiàng)目

組長

意見

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以下空白!

erp項(xiàng)目實(shí)施方案相關(guān)


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