采購(gòu)協(xié)同管理

在企業(yè)的日常辦公管理中，采購(gòu)也變得越來(lái)越重要。隨著企業(yè)需求的增長(zhǎng)和企業(yè)的發(fā)展，采購(gòu)管理在企業(yè)管理中變得越來(lái)越重要。采購(gòu)涉及供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)和大量的資金交易。企業(yè)需要準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的信息平臺(tái)來(lái)科學(xué)、透明地管理采購(gòu)。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)成品的采購(gòu)占很大比例，除了部分企業(yè)的材料采購(gòu)和辦公用品采購(gòu)。因此，采購(gòu)的成功也在一定程度上影響了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)規(guī)模。

一、在企業(yè)管理的經(jīng)營(yíng)中采購(gòu)管理主要存在的問(wèn)題

1.信息不能共享:由于組織之間的信息私有化，采購(gòu)信息沒(méi)有得到有效共享，包括采購(gòu)方和供應(yīng)商之間。企業(yè)采購(gòu)部門與相關(guān)部門之間，管理者與實(shí)施者之間。

2.與預(yù)測(cè)和材料需求計(jì)劃結(jié)合不緊密：無(wú)法根據(jù)生產(chǎn)需要有效組織采購(gòu)，實(shí)現(xiàn)材料供應(yīng)計(jì)劃與當(dāng)前需求的平衡，與企業(yè)庫(kù)存投資和戰(zhàn)略一致。

3.無(wú)法跟蹤采購(gòu)情況:包括采購(gòu)訂單處理、采購(gòu)訂單處理、詢價(jià)報(bào)價(jià)處理、運(yùn)輸處理、收貨處理、質(zhì)量控制等。

4.缺乏對(duì)流程的監(jiān)控限制:從采購(gòu)開(kāi)始到結(jié)束，沒(méi)有授權(quán)、批準(zhǔn)、后期采購(gòu)情況和記錄等透明的流程監(jiān)控，容易導(dǎo)致暗箱操作。

除了上述情況，當(dāng)然還有其他問(wèn)題。總之，由于信息鼓勵(lì)，無(wú)法及時(shí)通信的采購(gòu)模式在市場(chǎng)需求發(fā)生變化時(shí)會(huì)變得相應(yīng)緩慢。

二、OA辦公管理軟件在采購(gòu)管理中能達(dá)到哪些效果？

1.陽(yáng)光采購(gòu)：按照開(kāi)放、透明、科學(xué)、采購(gòu)、實(shí)施、監(jiān)管分離的原則，依靠科學(xué)合理的采購(gòu)制度和監(jiān)管制度，有效避免采購(gòu)過(guò)程中的暗箱操作。

2.統(tǒng)一管理：集團(tuán)與供應(yīng)商的統(tǒng)一平臺(tái)、授權(quán)和合作對(duì)接，可以使與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)更加規(guī)范，保證供應(yīng)商的質(zhì)量，逐步提高供應(yīng)商的整體水平。

3.采購(gòu)流程一目了然:通過(guò)信息手段規(guī)范采購(gòu)流程，完善合法合規(guī)的招標(biāo)業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)審批流程控制和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制和監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃、采購(gòu)、采購(gòu)、支付的全過(guò)程跟蹤，信息可追溯，與ERP整合形成完整的采購(gòu)管理體系。

4.提高效率：優(yōu)化采購(gòu)流程，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)部門與供應(yīng)商的在線合作，確保高效溝通，準(zhǔn)確減少交易工作，減少人為錯(cuò)誤，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

三、那么幣加德erp系統(tǒng)是如何解決采購(gòu)管理中遇到的問(wèn)題的呢？

1.采購(gòu)部管理門戶

采購(gòu)管理人員登錄企業(yè)內(nèi)部協(xié)同辦公平臺(tái)，擁有獨(dú)家采購(gòu)管理門戶，包括采購(gòu)相關(guān)流程。待辦公室。通知公告。報(bào)告和文件。管理人員還通過(guò)該門戶網(wǎng)站與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)同溝通，或通過(guò)報(bào)告門戶網(wǎng)站查看圖形數(shù)據(jù)分析，便于全面、宏觀、全面地了解企業(yè)采購(gòu)管理和運(yùn)營(yíng)，為決策提供依據(jù)。

2.移動(dòng)辦公門戶

采購(gòu)管理平臺(tái)不僅支持PC端，還支持移動(dòng)辦公形式。內(nèi)部員工和供應(yīng)商都可以通過(guò)移動(dòng)終端或微信獲得最新的采購(gòu)事宜。檢查采購(gòu)咨詢，利用零碎時(shí)間處理工作。
除門戶外，幣加德erp系統(tǒng)還通過(guò)工作流程將采購(gòu)項(xiàng)目審批、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單等業(yè)務(wù)場(chǎng)景落實(shí)到具體流程中，使采購(gòu)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能跟蹤和追溯。

3.采購(gòu)立項(xiàng)

例如，業(yè)務(wù)部門需要訂購(gòu)一批筆記本電腦等辦公所需材料，并在協(xié)同OA系統(tǒng)中提交采購(gòu)申請(qǐng)表。系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)定的審批流程，自動(dòng)由相關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批采購(gòu)的物品和預(yù)算。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)將根據(jù)項(xiàng)目的重要性、采購(gòu)材料的必要性、緊急情況和預(yù)算逐級(jí)審批。

4.采購(gòu)計(jì)劃

在采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中，所有材料的數(shù)量和價(jià)格都由預(yù)先設(shè)定的預(yù)算控制，為管理者的審批提供依據(jù)。OA系統(tǒng)同步集中供應(yīng)平臺(tái)上的材料數(shù)據(jù)。采購(gòu)時(shí)只需選擇材料編碼，其余信息可自動(dòng)帶出。采購(gòu)計(jì)劃批準(zhǔn)后，采購(gòu)訂單憑證可自動(dòng)生成。

5.采購(gòu)訂單

采購(gòu)?fù)瓿珊螅到y(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)的采購(gòu)訂單審批流程，供應(yīng)平臺(tái)訂單自動(dòng)進(jìn)入待審核狀態(tài)。經(jīng)理批準(zhǔn)后，訂單立即生效，進(jìn)入備貨和交貨狀態(tài)。申請(qǐng)人收到貨物后，系統(tǒng)自動(dòng)生成對(duì)賬明細(xì)，顯示貨物的當(dāng)前狀態(tài)以及是否與財(cái)務(wù)系統(tǒng)同步。

綜上所述，通過(guò)幣加德的協(xié)同OA系統(tǒng)，對(duì)各組織的采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行全過(guò)程精細(xì)化管理，既可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)ERP在業(yè)務(wù)流程中缺乏職能，又可以通過(guò)需求申請(qǐng)、項(xiàng)目審批、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單閉環(huán)管理，最大限度地提高采購(gòu)流程各關(guān)鍵環(huán)節(jié)的透明度，使組織內(nèi)外各相關(guān)方的決策和行為有據(jù)可循。