會(huì)計(jì)信息化中輔助核算的應(yīng)用

來(lái)源：布德ERP www.tzds42.cn??作者：老陳

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)日益復(fù)雜，各種業(yè)務(wù)核算的工作量也加大，管理的要求也隨之提高。在企業(yè)實(shí)施了ERP系統(tǒng)之后，也一并實(shí)行了會(huì)計(jì)信息化，在很大程度上提高了會(huì)計(jì)核算效率，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理。會(huì)計(jì)信息化中總賬系統(tǒng)是財(cái)務(wù)軟件的核心系統(tǒng)，它可與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫鏈結(jié)，以資金流動(dòng)為核心反映企業(yè)的全面財(cái)務(wù)活動(dòng)，它具備基本核算功能和輔助核算功能。基本核算功能主要通過(guò)憑證處理、記賬、期末處理等流程，自動(dòng)生成總分類(lèi)賬、明細(xì)賬、余額表等，再通過(guò)報(bào)表系統(tǒng)生成滿(mǎn)足財(cái)政部門(mén)會(huì)計(jì)制度規(guī)定要求的報(bào)表。因?yàn)?strong>基本核算功能基本上能滿(mǎn)足手工核算的要求，erp軟件中的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的輔助核算功能常容易被忽視，但目前很多應(yīng)用還只停留在簡(jiǎn)單模仿手工會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，從而影響系統(tǒng)的效率和質(zhì)量。

 

一、輔助核算應(yīng)用的內(nèi)容

1．部門(mén)輔助核算

部門(mén)輔助核算適用于進(jìn)行部門(mén)核算的各種收支業(yè)務(wù)。如管理費(fèi)用、銷(xiāo)售收入、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等。以“管理費(fèi)用”科目的核算為例。在手工核算模式下，一般將管理費(fèi)用的各個(gè)具體的費(fèi)用項(xiàng)目對(duì)應(yīng)建立二級(jí)科目，這樣不僅可核算某一會(huì)計(jì)期間的管理費(fèi)用總額，而且可核算某一會(huì)計(jì)期間各項(xiàng)管理費(fèi)用的總額。但是，若想進(jìn)一步核算某一會(huì)計(jì)期間內(nèi)各個(gè)部門(mén)的管理費(fèi)用總額及各個(gè)部門(mén)各項(xiàng)管理費(fèi)用的總額和各項(xiàng)管理費(fèi)用在各個(gè)部門(mén)的總額，就很難辦到了。實(shí)行會(huì)計(jì)信息輔助核算后，能考核部門(mén)費(fèi)用收支的發(fā)生情況，及時(shí)反映控制部門(mén)費(fèi)用的支出；對(duì)各部門(mén)的費(fèi)用情況加以比較，便于進(jìn)行部門(mén)考核；提供各級(jí)部門(mén)總賬、明細(xì)賬的查詢(xún)，并對(duì)部門(mén)費(fèi)用進(jìn)行分析等功能，為企業(yè)降低成本提高利潤(rùn)，提高企業(yè)管理水平提供了依據(jù)。通常情況下把成本類(lèi)和損益類(lèi)科目設(shè)置為部門(mén)輔助核算。

2．個(gè)人往來(lái)輔助核算

個(gè)人往來(lái)指企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職工個(gè)人之間發(fā)生的往來(lái)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如個(gè)人借款、差旅費(fèi)借款等。由于各單位的經(jīng)營(yíng)性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)方法不同，對(duì)個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)很多，業(yè)務(wù)發(fā)生也較頻繁的企業(yè)，可啟用個(gè)人往來(lái)輔助核算功能，將個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)的管理、清理工作納入個(gè)人往來(lái)輔助管理，不需要用戶(hù)進(jìn)行任何數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，就可以方便地實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)多種形式的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)，如：按指定科目、按指定個(gè)人、按指定部門(mén)等產(chǎn)生相應(yīng)的個(gè)人往來(lái)賬余額及明細(xì)。可大大減少清理工作量，有利于加強(qiáng)個(gè)人往來(lái)戶(hù)的管理。通常情況下把“其他應(yīng)收款”、“其他應(yīng)付款”設(shè)置為個(gè)人往來(lái)輔助核算；也可以根據(jù)核算需要把如“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”等科目設(shè)置為個(gè)人往來(lái)輔助核算，用以核算不同銷(xiāo)售人員的銷(xiāo)售收入。

3．往來(lái)單位輔助核算

往來(lái)單位輔助核算是為了核算企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中與外部單位發(fā)生的往來(lái)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。包括客戶(hù)往來(lái)輔助核算和供應(yīng)商往來(lái)輔助核算。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算過(guò)程中，通常將尚未結(jié)清的往來(lái)款項(xiàng)通過(guò)在“應(yīng)收票據(jù)”、“應(yīng)收賬款”、“應(yīng)付票據(jù)”、“應(yīng)付賬款”等科目下按往來(lái)客戶(hù)、供應(yīng)商設(shè)置明細(xì)科目進(jìn)行核算。當(dāng)往來(lái)客戶(hù)和供應(yīng)商較多且不夠穩(wěn)定時(shí)，給企業(yè)會(huì)計(jì)核算帶來(lái)極大的不便，也難以實(shí)現(xiàn)對(duì)往來(lái)單位的有效管理。

4．項(xiàng)目輔助核算

所謂項(xiàng)目，即一個(gè)特定的經(jīng)營(yíng)和核算對(duì)象，它可以是一項(xiàng)工程，一種產(chǎn)品，一個(gè)科研項(xiàng)目等。實(shí)際會(huì)計(jì)核算時(shí)，經(jīng)常要求將圍繞這些項(xiàng)目所發(fā)生的所有收支，按費(fèi)用或收入類(lèi)別設(shè)立專(zhuān)門(mén)的明細(xì)賬，以便更好完成對(duì)每個(gè)項(xiàng)目投入產(chǎn)出或費(fèi)用情況的核算。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算過(guò)程中，需要另外建立備查賬簿來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目核算。在會(huì)計(jì)信息化項(xiàng)目輔助核算中，預(yù)先定義好有關(guān)項(xiàng)目代碼、名稱(chēng)等資料，錄入憑證的同時(shí)，輸入相應(yīng)項(xiàng)目輔助核算內(nèi)容，記賬后，即可在項(xiàng)目輔助核算模塊中查詢(xún)各種項(xiàng)目核算 與管理所需的賬表，即項(xiàng)目總賬、某科目的項(xiàng)目明細(xì)賬和某項(xiàng)目的項(xiàng)目明細(xì)賬以及項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表。

 

5．多項(xiàng)組合輔助核算

目前國(guó)內(nèi)的財(cái)務(wù)軟件在總賬系統(tǒng)中有五種輔助核算可供設(shè)置，包括部門(mén)、個(gè)人、客戶(hù)、供應(yīng)商、項(xiàng)目輔助核算。會(huì)計(jì)人員在進(jìn)行輔助賬的設(shè)置時(shí)，全面、綜合考慮企業(yè)的實(shí)際情況，有時(shí)需要一個(gè)科目能同時(shí)對(duì)多個(gè)輔助核算進(jìn)行核算。如“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”科目，可以同時(shí)設(shè)立往來(lái)單位、個(gè)人、項(xiàng)目(產(chǎn)品)核算，即從該核算項(xiàng)目中不僅知道銷(xiāo)售產(chǎn)品的收入情況，同時(shí)可以反映該產(chǎn)品是誰(shuí)銷(xiāo)售的，銷(xiāo)售給了誰(shuí)，銷(xiāo)售了什么產(chǎn)品。又如“管理費(fèi)用”科目，可以同時(shí)設(shè)置部門(mén)和項(xiàng)目核算，就可以核算各部門(mén)的使用情況和各項(xiàng)目的使用情況，即可以獲悉各部門(mén)的費(fèi)用發(fā)生情況，各項(xiàng)目的費(fèi)用發(fā)生情況，這些都是手工系統(tǒng)無(wú)法完成的。

二、采用輔助核算的優(yōu)越性

1．明細(xì)檔案資料編碼靈活方便，數(shù)量不受科目編碼長(zhǎng)度限制

如果通過(guò)增設(shè)明細(xì)科目來(lái)解決明細(xì)賬核算的方式，必須在設(shè)置會(huì)計(jì)科目編碼時(shí)，預(yù)先設(shè)計(jì)好明細(xì)的數(shù)量，從而決定其編碼長(zhǎng)度。若明細(xì)科目編碼設(shè)置太少，有可能隨著 明細(xì)科目的增加，超過(guò)最大容量導(dǎo)致無(wú)法編碼，信息資料無(wú)法輸入。如往來(lái)科目下通常以客戶(hù)名為明細(xì)科目名，如果客戶(hù)數(shù)不多，預(yù)計(jì)年內(nèi)不超過(guò)99個(gè)，則明細(xì)科 目級(jí)長(zhǎng)設(shè)為兩位即可，但如果業(yè)務(wù)發(fā)展很快，年內(nèi)超過(guò)100個(gè)，則一百號(hào)以外的客戶(hù)將無(wú)法編碼。若編碼長(zhǎng)度設(shè)置太多，則由于所有同級(jí)科目代碼長(zhǎng)度必須相等，而大部分總賬科目不需要這么長(zhǎng)編碼，勢(shì)必影響憑證的輸入速度。

2．簡(jiǎn)化科目結(jié)構(gòu)，穩(wěn)定科目體系

如果涉及的部門(mén)、個(gè)人、往來(lái)單位和項(xiàng)目核算，采用在科目設(shè)置下進(jìn)一步設(shè)置明細(xì)科目形式的方法，則增設(shè)的明細(xì)科目數(shù)量很多，成幾何量增加，顯然不利于核算效率的提高。而且一旦部門(mén)、個(gè)人、往來(lái)單位和項(xiàng)目資料發(fā)生增加、減少、修改等變化，會(huì)計(jì)科目也會(huì)隨之改變，不利于科目體系的穩(wěn)定。
采用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)輔助核算后，具體的明細(xì)核算不再以明細(xì)科目的形式出現(xiàn)，而是以記錄的形式單獨(dú)存在于輔助目錄庫(kù)中，當(dāng)輔助信息變更時(shí)，只要改變輔助檔案信息即可，保證會(huì)計(jì)科目可以相對(duì)獨(dú)立，科目體系也相對(duì)穩(wěn)定。減少了會(huì)計(jì)人員重復(fù)性勞動(dòng)，提高會(huì)計(jì)處理的準(zhǔn)確性，更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。

3．實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息的立體交叉查詢(xún)模式

會(huì)計(jì)信息中采用輔助核算后，產(chǎn)生很多信息，系統(tǒng)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行組合，既可以縱向查詢(xún)，又可以橫向查詢(xún)，能更全面地了解和分析相關(guān)數(shù)據(jù)，使得企業(yè)管理者可以及時(shí)方便地獲取必要的信息。例如將“營(yíng)業(yè)費(fèi)用”設(shè)置為部門(mén)核算后，在橫向方面可以查詢(xún)各銷(xiāo)售部門(mén)的營(yíng)業(yè)費(fèi)用組成狀況，獲悉每個(gè)銷(xiāo)售部門(mén)中廣告費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)、差 旅費(fèi)、工資等費(fèi)用的構(gòu)成比例，有利于從部門(mén)角度檢查費(fèi)用的發(fā)生情況，并且各銷(xiāo)售部門(mén)可作構(gòu)成比例分析；同時(shí)在縱向方面可查詢(xún)不同時(shí)期各銷(xiāo)售部門(mén)費(fèi)用發(fā)生情 況，并作趨勢(shì)分析，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者提供多角度多層次的查詢(xún)報(bào)表、輔助決策等。

4．輔助核算資料完備，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享

輔助檔案的內(nèi)容一般都是歸類(lèi)放置，一目了然，便于管理和控制，相應(yīng)的輔助檔案如部門(mén)檔案、個(gè)人檔案、客戶(hù)檔案、供應(yīng)商檔案和項(xiàng)目內(nèi)容詳實(shí)，資料完備，為創(chuàng)建 內(nèi)部報(bào)表奠定了基礎(chǔ)。如個(gè)人往來(lái)檔案，是將具體的個(gè)人明細(xì)科目從原科目體系中剝離出來(lái)，把個(gè)人信息存放在個(gè)人檔案文件中進(jìn)行統(tǒng)一管理；又如客戶(hù)檔案等資料 在總賬系統(tǒng)、應(yīng)收系統(tǒng)、銷(xiāo)售子系統(tǒng)中均可被利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，減少了重復(fù)輸入，加強(qiáng)了對(duì)客戶(hù)的管理。

三、輔助核算時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題

1． 在會(huì)計(jì)科目設(shè)置時(shí)，必須對(duì)需要進(jìn)行輔助核算的賬類(lèi)加以設(shè)置，否則系統(tǒng)默認(rèn)為普通賬類(lèi)。輔助核算項(xiàng)目的設(shè)置還應(yīng)注意上下級(jí)科目之間的輔助項(xiàng)目保持一致。系統(tǒng)規(guī)定各輔助項(xiàng)目必須設(shè)在末級(jí)科目上，如果上級(jí)科目設(shè)置了輔助核算項(xiàng)目，而其末級(jí)科目沒(méi)有設(shè)置，系統(tǒng)將不與處理。雖然系統(tǒng)允許末級(jí)科目設(shè)置輔助項(xiàng)目而上級(jí)科目不設(shè)置，但在今后的查詢(xún)、出賬過(guò)程中，往往會(huì)出現(xiàn)調(diào)不出一級(jí)科目的項(xiàng)目總賬，或調(diào)出錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)。

2．初始數(shù)據(jù)錄入時(shí)應(yīng)注意輔助核算明細(xì)的數(shù)據(jù)與總賬的數(shù)據(jù)保持一致。在錄入輔助核算科目期初余額前，應(yīng)先設(shè)置部門(mén)檔案、個(gè)人檔案、客戶(hù)檔案和項(xiàng)目目錄資料。否則無(wú)法錄入輔助核算科目明細(xì)。對(duì)于設(shè)置為輔助核算的科目，在錄入期初余額時(shí)，需要錄入輔助賬的期初明細(xì)余額。而科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)余額匯總而來(lái)，即不能直接輸入總賬的期初數(shù)。若使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，并且客戶(hù)往來(lái)或供應(yīng)商往來(lái)由應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算，那么，應(yīng)該到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中輸入含客戶(hù)、供應(yīng)商賬類(lèi)的科目的明細(xì)期初余額。在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，只能輸入這些科目的總余額，若這些科目還有其他輔助核算，如部門(mén)核算或項(xiàng)目核算，則只能輸入這些科目下各部門(mén)總余額或各項(xiàng)目的總余額。期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。若期初余額試算不平衡，那么將不能記賬，但可以填制憑證。

3．自定義轉(zhuǎn)賬中輔助核算設(shè)置也需要注意。在實(shí)際應(yīng)用中，財(cái)務(wù)軟件的自定義轉(zhuǎn)賬功能大大提高了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的效率。凡涉及輔助核算科目的自定義轉(zhuǎn)賬時(shí)，需要定義各輔助項(xiàng)的目錄，若不指定，則表示按該科目的所有輔助項(xiàng)的總額結(jié)轉(zhuǎn)。并且科目的輔助賬類(lèi)必須一一對(duì)應(yīng)。如果使用應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，那么在總賬系統(tǒng)中，不能按輔助項(xiàng)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，只能按科目總額進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。

四、輔助核算可進(jìn)一步完善的方面

現(xiàn)行各種會(huì)計(jì)制度要求企業(yè)對(duì)外提供固定格式的會(huì)計(jì)報(bào)表。其數(shù)據(jù)來(lái)源于各級(jí)分類(lèi)賬，科目核算可以滿(mǎn)足此類(lèi)報(bào)表對(duì)數(shù)據(jù)的要求。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，競(jìng)爭(zhēng)日趨激化，企業(yè)要求財(cái)務(wù)等管理部門(mén)提供更為詳細(xì)的核算資料，在滿(mǎn)足財(cái)政、稅務(wù)、銀行等國(guó)家職能部門(mén)報(bào)表要求的前提下，進(jìn)一步完善更全面、具體的內(nèi)部報(bào)表，提供滿(mǎn)足單位內(nèi)部管理要求的資料。如通過(guò)部門(mén)輔助核算，可以提供企業(yè)各部門(mén)的應(yīng)收、應(yīng)付賬款情況，各部門(mén)存貨增、減、結(jié)存情況，企業(yè)各部門(mén)占用固定資產(chǎn)、計(jì)提折舊情況，各部門(mén)待攤、預(yù)提費(fèi)用情況，各部門(mén)的銷(xiāo)售收入情況及各部門(mén)各個(gè)期間費(fèi)用發(fā)生情況等等如果能產(chǎn)生上述這些內(nèi)部報(bào)表，領(lǐng)導(dǎo)層將對(duì)企業(yè)各部門(mén)情況了如指掌，更有利于加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)的管理。

目前大部分財(cái)務(wù)軟件提供了部門(mén)、個(gè)人、客戶(hù)、供應(yīng)商、項(xiàng)目等五種輔助核算，實(shí)際應(yīng)用中可能還存在其他方面也需要輔助核算，系統(tǒng)可以考慮增加按需要自定義輔助核算項(xiàng)目的功能，并增加相應(yīng)輔助核算查詢(xún)表，包括多輔助核算明細(xì)賬及多輔助核算匯總表，進(jìn)一步強(qiáng)化管理與控制。

會(huì)計(jì)信息化中輔助核算可以考慮設(shè)置預(yù)算方案，進(jìn)行實(shí)時(shí)預(yù)算控制，并可適時(shí)自動(dòng)報(bào)警。另外目前信息查詢(xún)還停留在直接的簡(jiǎn)單查詢(xún)上，沒(méi)有將檔案資料更深一層加 工，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)和分析，提供更多有助于決策和管理的信息，起到較好的管理和控制作用，為企業(yè)的預(yù)測(cè)、決策和分析提供信息和依據(jù)。