公司資料檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)需求分析：

一、可行性分析

1.技術(shù)能力

項(xiàng)目所使用的相關(guān)技術(shù)，如C#.NET語(yǔ)言.Visual.NET2010集成開(kāi)發(fā)平臺(tái)，MSSQLserver數(shù)據(jù)庫(kù)，等等現(xiàn)在都已經(jīng)很成熟了，它的應(yīng)用已經(jīng)非常廣泛了，所以可以認(rèn)為本論文所涉及的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)是可以控制的，技術(shù)上是可行的。

2.經(jīng)濟(jì)可行性

這一項(xiàng)目是由成都市地鐵公司研制開(kāi)發(fā)的，所以在研發(fā)資金方面也有一定的保障。該系統(tǒng)使用所需的軟件平臺(tái)、硬件設(shè)備完全可以借鑒成都地鐵公司現(xiàn)有的服務(wù)器和辦公終端，可以說(shuō)不需額外費(fèi)用。同時(shí)，該系統(tǒng)一方面可以充分降低成都地鐵施工項(xiàng)目檔案管理人員的工作量，另一方面也能大大降低傳統(tǒng)檔案管理方式下的錯(cuò)誤率，能有效提高成都地鐵公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作效率，其所帶來(lái)的應(yīng)用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益是可預(yù)期的。所以這個(gè)項(xiàng)目的成本是可控的，經(jīng)濟(jì)上是可行的。

3.運(yùn)作的可行性

項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)軟件的用戶界面設(shè)計(jì)，立足于界面的美觀大氣，充分考慮了用戶體驗(yàn).操作方便等因素，力圖在系統(tǒng)操作和界面外觀上盡可能符合當(dāng)前大眾常規(guī)操作的要求，并在需求階段積極收集用戶對(duì)系統(tǒng)操作及界面的意見(jiàn)和建議。此外，該項(xiàng)目的研發(fā)周期為一年，開(kāi)發(fā)進(jìn)度是絕對(duì)有保證的。從而使該項(xiàng)目在用戶使用、開(kāi)發(fā)進(jìn)度控制方面具有可控性和可行性。
項(xiàng)目文件管理系統(tǒng)功能示意圖。

二、系統(tǒng)功能清單

本文在前期用戶需求收集的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)對(duì)需求的細(xì)致整理與分析，本文歸納出了軟件工程資料管理系統(tǒng)的五個(gè)主要功能模塊：系統(tǒng)維護(hù)模塊.收集整理模塊.文件管理模塊.開(kāi)發(fā)利用模塊。每一個(gè)模塊下面都包含一些子模塊。

1.整個(gè)業(yè)務(wù)程序

每個(gè)單位的檔案管理工作各有不同，但總體上可以劃分為：檔案的收集整理、日常管理、信息服務(wù)三個(gè)部分。通過(guò)對(duì)各具有不同特點(diǎn)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行細(xì)致的分析和總結(jié)，最后本系統(tǒng)最終形成文件管理模塊.收集整理、檔案管理、開(kāi)發(fā)利用等功能模塊。根據(jù)不同業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)，編制系統(tǒng)內(nèi)部的各種規(guī)則，包括歸檔分類方法、排序方法、組卷規(guī)則、編號(hào)規(guī)則等，系統(tǒng)可根據(jù)這些規(guī)則的要求，自動(dòng)完成檔案管理尤其是收集整理中的大量重復(fù)工作；檔案人員只需要完成程序難以實(shí)現(xiàn)的證件識(shí)別.規(guī)則設(shè)定工作；如果建立了數(shù)據(jù)接口，存檔人員也可避免輸入檔案資料。
該系統(tǒng)還可通過(guò)自定義規(guī)則，成為一個(gè)很好的實(shí)物文件輔助管理工具。系統(tǒng)以系統(tǒng)方式通過(guò)文件管理庫(kù)(文件庫(kù)).收集三個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，即整編庫(kù)(整編)和檔案管理(檔案庫(kù))的協(xié)作，完成電子檔案的全面信息化管理。

(1)文件管理庫(kù)(文件庫(kù))由各辦事處的文書(shū)和機(jī)要員登記和管理各類文件，其中有關(guān)資料的說(shuō)明是以收發(fā)文件流轉(zhuǎn)為敘述重點(diǎn)，類似于OA系統(tǒng)，不同于檔案庫(kù)。
如果貴單位已建立了OA系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以通過(guò)界面直接轉(zhuǎn)到文件管理功能；如果有OA系統(tǒng)還沒(méi)有進(jìn)行管理，或在OA系統(tǒng)中無(wú)法管理的文件，文書(shū)或機(jī)要員此時(shí)可使用文件管理功能，將這些文件輸入(轉(zhuǎn)到)文件庫(kù)；文件的收集整理.分析、鑒定和修改調(diào)整均以文件管理功能來(lái)完成。對(duì)于不需要存檔的文件，需要將其保存到指定的未歸檔文件庫(kù)中，需要存檔的文件可以通過(guò)文件管理功能轉(zhuǎn)給檔案員，并將這些文件傳送給檔案人員，以便在文件管理時(shí)進(jìn)行初步組卷。

(2)收集整編庫(kù)(整編庫(kù))，主要是用來(lái)輸入和整理存檔文件。

可以通過(guò)OA系統(tǒng)的界面將符合存檔條件的文件導(dǎo)入一個(gè)整合庫(kù)。由于收集整理后的文件有可能形成正式的檔案文件，因此，該集合庫(kù)的文件說(shuō)明信息(庫(kù)結(jié)構(gòu))與該資料庫(kù)的文件描述信息(庫(kù)結(jié)構(gòu))相同。散裝時(shí)，各基層單位和部門的兼職檔案工作人員可將本部門待歸檔的文件從收集整編中輸入、整理，然后上交上級(jí)檔案部門。歸檔部按照系統(tǒng)統(tǒng)一制定的歸檔整理規(guī)則，對(duì)下級(jí)單位、部門提交的檔案進(jìn)行收查，對(duì)于不符合要求的檔案，歸檔部門有權(quán)將其打回原單位和部門，并要求其重新整理。對(duì)于集中式整理，檔案人員將從OA界面轉(zhuǎn)到的待歸檔文件和自己輸入的存檔文件進(jìn)行集中統(tǒng)一整理。

(3)資料庫(kù)(資料庫(kù))資料庫(kù)主要用來(lái)輸入和管理已正式存檔的檔案。

收集整理后的存檔文件，存檔人員可進(jìn)行確認(rèn)處理，并將檔案轉(zhuǎn)至存檔。經(jīng)過(guò)信息化處理后，整理的館藏檔案直接將其電子檔案信息存儲(chǔ)在檔案庫(kù)中。檔案庫(kù)里的文件一般僅供檔案人員進(jìn)行資料維護(hù)與利用，而不能再加以整理。對(duì)超出保管期限的檔案，可修改其保管期限，也可直接進(jìn)行檔案銷毀。檔案在銷毀之后，只保留銷毀目錄，轉(zhuǎn)至銷毀庫(kù)。總而言之，檔案的開(kāi)發(fā)利用，就是向用戶提供從上述文件庫(kù)、檔案庫(kù)、檔案庫(kù)中的檔案信息，既可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)借閱，也可通過(guò)實(shí)體借閱。

2.業(yè)務(wù)程序的文件管理

文檔管理是文檔整合的開(kāi)始，是檔案管理的源頭和前期準(zhǔn)備。辦公用具和機(jī)要人員根據(jù)已在系統(tǒng)設(shè)置中確定的文件分類規(guī)則，把這個(gè)部門產(chǎn)生的文件和這個(gè)部門所接收的文件登記到系統(tǒng)中，并且把它的原始文件放在著錄條目下。書(shū)記員與機(jī)長(zhǎng)識(shí)別和整理界面?zhèn)魉偷降暮妥约狠斎氲奈募{(diào)整著錄條目和原稿之后，把需要存檔的文件轉(zhuǎn)到整編庫(kù)，即把文件轉(zhuǎn)交給兼職檔案或全職檔案人員，不需要存檔的文件仍然留在文件庫(kù)中。可根據(jù)您所在單位的習(xí)慣和要求，隨時(shí)都可以進(jìn)行文件管理工作，也可以定期進(jìn)行。

3.收集整合業(yè)務(wù)程序

文件收集和整理業(yè)務(wù)主要包括文件整理方式的確定和整理規(guī)則的制訂。
(1)歸檔管理的對(duì)象是大量的檔案文件，歸類、組織、歸類、歸類、歸類、歸檔是歸檔管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。一般而言，將單位分為以下幾種形式：集中式：檔案部門集中立卷。分散型：各部門對(duì)檔案進(jìn)行整理.隨同歸檔，歸檔一年歸檔。結(jié)合型：根據(jù)檔案類型，分別采用集中式和分散式。
(2)歸檔規(guī)則不同的歸檔類型，有不同的整理(立卷)規(guī)則。其處理過(guò)程可歸納為：通過(guò)價(jià)值識(shí)別，排除不需存檔的文件，確定存檔所需的保管期限。整理檔案：整理需要?dú)w檔的文件“分類.裝訂.整理.編號(hào).編目.裝盒”，通過(guò)設(shè)置整理規(guī)則，使此過(guò)程自動(dòng)化。
設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)管理軟件的分布功能。