公司資料檔案管理系統設計

項目數據管理系統需求分析：

一、可行性分析

1.技術能力

項目所使用的相關技術，如C#.NET語言.Visual.NET2010集成開發平臺，MSSQLserver數據庫，等等現在都已經很成熟了，它的應用已經非常廣泛了，所以可以認為本論文所涉及的技術風險是可以控制的，技術上是可行的。

2.經濟可行性

這一項目是由成都市地鐵公司研制開發的，所以在研發資金方面也有一定的保障。該系統使用所需的軟件平臺、硬件設備完全可以借鑒成都地鐵公司現有的服務器和辦公終端，可以說不需額外費用。同時，該系統一方面可以充分降低成都地鐵施工項目檔案管理人員的工作量，另一方面也能大大降低傳統檔案管理方式下的錯誤率，能有效提高成都地鐵公司建設項目檔案管理工作效率，其所帶來的應用價值和經濟效益是可預期的。所以這個項目的成本是可控的，經濟上是可行的。

3.運作的可行性

項目檔案管理系統軟件的用戶界面設計，立足于界面的美觀大氣，充分考慮了用戶體驗.操作方便等因素，力圖在系統操作和界面外觀上盡可能符合當前大眾常規操作的要求，并在需求階段積極收集用戶對系統操作及界面的意見和建議。此外，該項目的研發周期為一年，開發進度是絕對有保證的。從而使該項目在用戶使用、開發進度控制方面具有可控性和可行性。
項目文件管理系統功能示意圖。

二、系統功能清單

本文在前期用戶需求收集的基礎上，經過對需求的細致整理與分析，本文歸納出了軟件工程資料管理系統的五個主要功能模塊：系統維護模塊.收集整理模塊.文件管理模塊.開發利用模塊。每一個模塊下面都包含一些子模塊。

1.整個業務程序

每個單位的檔案管理工作各有不同，但總體上可以劃分為：檔案的收集整理、日常管理、信息服務三個部分。通過對各具有不同特點的業務流程進行細致的分析和總結，最后本系統最終形成文件管理模塊.收集整理、檔案管理、開發利用等功能模塊。根據不同業務流程的特點，編制系統內部的各種規則，包括歸檔分類方法、排序方法、組卷規則、編號規則等，系統可根據這些規則的要求，自動完成檔案管理尤其是收集整理中的大量重復工作；檔案人員只需要完成程序難以實現的證件識別.規則設定工作；如果建立了數據接口，存檔人員也可避免輸入檔案資料。
該系統還可通過自定義規則，成為一個很好的實物文件輔助管理工具。系統以系統方式通過文件管理庫(文件庫).收集三個數據庫，即整編庫(整編)和檔案管理(檔案庫)的協作，完成電子檔案的全面信息化管理。

(1)文件管理庫(文件庫)由各辦事處的文書和機要員登記和管理各類文件，其中有關資料的說明是以收發文件流轉為敘述重點，類似于OA系統，不同于檔案庫。
如果貴單位已建立了OA系統或類似系統及其接口，這些系統的數據可以通過界面直接轉到文件管理功能；如果有OA系統還沒有進行管理，或在OA系統中無法管理的文件，文書或機要員此時可使用文件管理功能，將這些文件輸入(轉到)文件庫；文件的收集整理.分析、鑒定和修改調整均以文件管理功能來完成。對于不需要存檔的文件，需要將其保存到指定的未歸檔文件庫中，需要存檔的文件可以通過文件管理功能轉給檔案員，并將這些文件傳送給檔案人員，以便在文件管理時進行初步組卷。

(2)收集整編庫(整編庫)，主要是用來輸入和整理存檔文件。

可以通過OA系統的界面將符合存檔條件的文件導入一個整合庫。由于收集整理后的文件有可能形成正式的檔案文件，因此，該集合庫的文件說明信息(庫結構)與該資料庫的文件描述信息(庫結構)相同。散裝時，各基層單位和部門的兼職檔案工作人員可將本部門待歸檔的文件從收集整編中輸入、整理，然后上交上級檔案部門。歸檔部按照系統統一制定的歸檔整理規則，對下級單位、部門提交的檔案進行收查，對于不符合要求的檔案，歸檔部門有權將其打回原單位和部門，并要求其重新整理。對于集中式整理，檔案人員將從OA界面轉到的待歸檔文件和自己輸入的存檔文件進行集中統一整理。

(3)資料庫(資料庫)資料庫主要用來輸入和管理已正式存檔的檔案。

收集整理后的存檔文件，存檔人員可進行確認處理，并將檔案轉至存檔。經過信息化處理后，整理的館藏檔案直接將其電子檔案信息存儲在檔案庫中。檔案庫里的文件一般僅供檔案人員進行資料維護與利用，而不能再加以整理。對超出保管期限的檔案，可修改其保管期限，也可直接進行檔案銷毀。檔案在銷毀之后，只保留銷毀目錄，轉至銷毀庫。總而言之，檔案的開發利用，就是向用戶提供從上述文件庫、檔案庫、檔案庫中的檔案信息，既可通過網絡借閱，也可通過實體借閱。

2.業務程序的文件管理

文檔管理是文檔整合的開始，是檔案管理的源頭和前期準備。辦公用具和機要人員根據已在系統設置中確定的文件分類規則，把這個部門產生的文件和這個部門所接收的文件登記到系統中，并且把它的原始文件放在著錄條目下。書記員與機長識別和整理界面傳送到的和自己輸入的文件，調整著錄條目和原稿之后，把需要存檔的文件轉到整編庫，即把文件轉交給兼職檔案或全職檔案人員，不需要存檔的文件仍然留在文件庫中。可根據您所在單位的習慣和要求，隨時都可以進行文件管理工作，也可以定期進行。

3.收集整合業務程序

文件收集和整理業務主要包括文件整理方式的確定和整理規則的制訂。
(1)歸檔管理的對象是大量的檔案文件，歸類、組織、歸類、歸類、歸類、歸檔是歸檔管理系統的基礎。一般而言，將單位分為以下幾種形式：集中式：檔案部門集中立卷。分散型：各部門對檔案進行整理.隨同歸檔，歸檔一年歸檔。結合型：根據檔案類型，分別采用集中式和分散式。
(2)歸檔規則不同的歸檔類型，有不同的整理(立卷)規則。其處理過程可歸納為：通過價值識別，排除不需存檔的文件，確定存檔所需的保管期限。整理檔案：整理需要歸檔的文件“分類.裝訂.整理.編號.編目.裝盒”，通過設置整理規則，使此過程自動化。
設計數據管理軟件的分布功能。