erp系統分類及編碼規則設定xt02
要正式實施ERP系統,首先要做的第一件事情就是確定編碼原則,特別是“貨品”、“客戶”、“供應商”這3大基礎數據的編碼原則。
編碼有一個原則、二個方法:
一個原則:唯一性原則,對貨品來說,就是一物一碼;對客戶、供應商來說,就是根據客戶編碼可以唯一區分客戶,供應商同樣如此。
二個方法:“流水碼”和“特征碼”。
流水碼:顧名思義,就是1、2、3、……。
特征碼:舉一個例子,身份證號碼,18位身份證號碼各位的含義:
(1)1-2位省、自治區、直轄市代碼;
(2)3-4位地級市、自治州代碼;
(3)5-6位縣、縣級市、區代碼;
(4)7-14位出生年月日,比如19670401代表1967年4月1日;
(5)15-17位為順序號,其中17位男為單數,女為雙數;
(6)18位為校驗碼,0-9和X。作為尾號的校驗碼,是由號碼編制單位按統一的公式計算出來的,如果某人的尾號是0-9,都不會出現X,但如果尾號是10,那么就得用X來代替,因為如果用10做尾號,那么此人的身份證就變成了19位。X是羅馬數字的10,用X來代替10。
提醒:“流水碼”最大優點是編碼簡單,在用Excel整理基礎資料時,可以快速編碼,缺點是編碼本身只是一個流水號,無法根據編碼人工識別出它的含義。
“特征碼”編碼復雜,需要事先做好規劃,但是特征碼每一位編碼都具有含義,特征碼當中也有流水號部分。
流水碼、特征碼各有優缺點,在中小企業的ERP實踐中,客戶、供應商通常采用流水碼,貨品采用特征碼。
在ERP實施中,先制定分類及編碼規則表,如表8-1。根據企業自身的貨品情況進行分類,把握好分類的顆粒度,客戶、供應商編碼比較簡單,前綴+流水碼,3位流水碼可以容納999個往來單位,一般來說足夠了。
表:分類及編碼規則表
分類 | 編碼長度 | 一級分類 | 二級分類 | 三級分類 | 流水碼 | 編碼舉例 | |||
貨品 | 10碼 | 代碼 | 名稱 | 代碼 | 名稱 | 代碼 | 名稱 | ||
01 | 一級分類01 | 0101 | 二級分類01 | 010101 | 三級分類01 | **** | 0101010001 | ||
010102 | 三級分類02 | **** | 0101020001 | ||||||
02 | 一級分類02 | 0201 | 二級分類01 | ****** | 0201000001 | ||||
客戶 | 4碼 | K | *** | K001 | |||||
供應商 | 4碼 | G | *** | G001 |
提醒:在對貨品進行分類編碼的時候,固定的屬性才可以作為分類,要不然就失去了“特征碼”編碼方法的意義,好比身份證號碼是按照出生地這個固定的屬性進行編碼,如果對身份證編碼規格比較熟悉的話,一看身份證號碼,就知道是來自哪個省份。
反過來,如果以居住地這個變化的屬性進行編碼的話,問題來了,他今年居住在山東省,明年去了浙江省,那編碼就得跟著變化,要不就失去了意義(不能根據身份證號碼判斷其居住在哪個身份),如果編碼跟著變化屬性進行變化的話,就違背了“一物一碼”的原則。
然后依表進行設定,如下圖。
圖:分類及編碼規則設定
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